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Documentation comptable : tout ce que votre entreprise doit savoir
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La documentation comptable est indispensable à toute entreprise, qu’il s’agisse d’une micro-entreprise, d’une TPE ou d’une PME.
Elle permet d’assurer la conformité fiscale, de suivre la performance financière et de faciliter la gestion quotidienne.
Aujourd’hui, VYSION vous propose un tour d’horizon des documents comptables obligatoires et de leur rôle dans la vie d’une entreprise.
Pourquoi disposer d’une documentation comptable ?
Les documents comptables remplissent deux grandes fonctions :
- Justifier les résultats fiscaux : en cas de contrôle, ils permettent de prouver la sincérité de la comptabilité.
- Faciliter la gestion financière : en enregistrant les flux financiers (ventes, achats, encaissements, décaissements), ils aident les dirigeants, banquiers et experts-comptables à suivre la rentabilité et à prendre des décisions éclairées.
Trois grandes catégories de documents comptables
La documentation comptable se divise en trois types :
1. Les pièces justificatives
Elles prouvent l'existence d'une opération comptable. Ce sont :
- Les factures d’achat et de vente,
- Les bulletins de paie,
- Les relevés bancaires,
- Les notes de frais, etc.
Elles doivent être conservées pendant 10 ans, selon les règles fiscales.
2. Les livres comptables
Ils permettent l’enregistrement chronologique et exhaustif des opérations de l’entreprise. On y retrouve :
- Le journal comptable (ventes, achats, banque…),
- Le grand livre, qui regroupe les écritures classées par compte.
3. Les comptes annuels
Ils correspondent aux états financiers produits à la clôture de chaque exercice :
- Le bilan comptable : détaille l’actif (immobilisations, trésorerie…) et le passif (capitaux propres, dettes).
- Le compte de résultat : indique le résultat net de l’entreprise (bénéfice ou perte).
- L’annexe légale (pour certaines structures).
Ces documents permettent de visualiser la santé financière de l’entreprise.
TPE / PME : comment bien organiser sa documentation comptable ?
Voici quelques bonnes pratiques à adopter :
- Centralisez vos pièces dans un outil de pré-comptabilité,
- Automatisez la récupération de factures et relevés,
- Classez par nature (achats, ventes, notes de frais, banque…),
- Respectez les délais de conservation obligatoires.
VYSION : centralisez et structurez vos documents comptables
Avec VYSION, vous pouvez :
- Importer automatiquement vos factures et flux bancaires,
- Accéder à tous vos documents dans des modules dédiés (achats, ventes, trésorerie, banque…),
- Filtrer et rechercher facilement une pièce par date, montant ou fournisseur,
- Visualiser en un clic l’état de votre trésorerie et vos documents comptables.
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