Refuser ou contester une facture reçue

Une facture reçue via la plateforme qui ne vous concerne pas, ou qui est erronée, se traite depuis Vysion. Deux gestes possibles : mettre en litige (réversible) ou refuser (définitif).

Litige ou refus : lequel choisir ?

| | Mettre en litige | Refuser la facture | | --- | --- | --- | | Quand | La facture vous concerne mais un élément est faux (montant, quantité, TVA) | La facture ne vous concerne pas, ou la prestation n'existe pas | | Effet | Le fournisseur est prévenu, la facture reste dans votre comptabilité | La facture sort de votre comptabilité | | Réversible | Oui : vous pourrez l'approuver ou la refuser ensuite | Non, c'est définitif |

Comment mettre une facture en litige ?

1️⃣ Ouvrez la facture depuis Achats et cliquez sur le bouton … en haut à droite, puis Mettre en litige.

2️⃣ Renseignez le formulaire :

• Motif du litige (obligatoire) — le motif normalisé transmis à votre fournisseur.
• Action corrective attendue (obligatoire) — ce que vous attendez du fournisseur pour lever le litige.
• Précision (optionnel) — un texte libre pour expliquer.

3️⃣ Enregistrez : le fournisseur est prévenu via la plateforme. La facture passe au statut En litige — vous pourrez ensuite l'accepter ou la refuser.

Traiter plusieurs factures d'un coup

Depuis la liste des Achats, sélectionnez plusieurs factures : les actions Mettre en litige et Refuser la facture apparaissent dans la barre d'outils. La fenêtre vous annonce combien de factures sélectionnées sont éligibles (par exemple « 3 facture(s) sur 5 sont éligibles ») — celles qui ne proviennent pas d'une plateforme ou sont déjà traitées sont ignorées.

Comment refuser une facture ?

1️⃣ Ouvrez la facture depuis Achats et cliquez sur le bouton … en haut à droite, puis Refuser la facture.

2️⃣ Choisissez un motif de refus. Il est obligatoire et normalisé : c'est ce motif qui est transmis à votre fournisseur.

3️⃣ Ajoutez une précision si vous voulez expliquer (facultatif, mais toujours apprécié du fournisseur), puis Enregistrez.

Ce que le refus provoque

• Les écritures comptables de la facture sont supprimées : une facture refusée ne sera jamais payée, elle n'a donc plus à figurer dans vos comptes.
• Elle sort du montant dû fournisseur, des échéances et des totaux de la liste.
• Elle reste visible dans la liste des achats avec la pastille Refusée : vous gardez la trace du document et de son motif.
• Le statut du document lui-même (validée, traitée en banque…) n'est pas modifié.

⚠️ Le refus est définitif. Aucun retour en arrière n'est possible : si le fournisseur avait raison, il devra vous émettre une nouvelle facture.

💡 Une facture réconciliée ne peut pas être refusée. Si elle est déjà rapprochée d'une transaction bancaire, l'action est grisée : commencez par annuler la réconciliation, puis refusez. C'est logique — une facture que vous avez payée n'est pas une facture à refuser.

Fournisseur sans SIREN : la décision reste en attente

Pour transmettre un refus ou un litige à votre fournisseur, la plateforme exige son SIREN. S'il manque sur la fiche fournisseur, votre décision est bien enregistrée dans Vysion mais n'est pas envoyée au fournisseur : dans l'Historique des actions effectuées de la facture, la ligne porte la mention Non transmis au fournisseur, avec au survol le message « SIREN fournisseur requis pour transmettre : renseignez-le sur la fiche fournisseur, puis relancez la transmission. »

Renseignez le SIREN sur la fiche fournisseur, puis cliquez sur le bouton Renvoyer au fournisseur de la ligne concernée.