Combien de temps conserver ses factures et pourquoi c'est essentiel

Conserver ses factures est une obligation légale pour toutes les entreprises. Pourtant, il n’est pas toujours évident de savoir combien de temps garder une facture ni dans quel format.

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Entre obligations fiscales, commerciales et pratiques, la conservation des factures est un enjeu à la fois juridique et organisationnel.

Un mauvais archivage peut entraîner des sanctions, notamment lors d'un contrôle de l'administration fiscale.

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Dans cet article, nous vous expliquons quelles sont les durées de conservation selon la nature des documents, comment les conserver efficacement, et quels risques vous encourez si ces règles ne sont pas respectées.

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Les obligations légales de conservation des factures

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La durée de conservation d’une facture varie selon trois grands cadres réglementaires :

• Réglementation fiscale : les factures doivent être conservées 6 ans à partir de leur date d'émission.
• Réglementation commerciale : les commerçants doivent conserver leurs documents comptables, dont les factures, pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice.
• Réglementation civile ou économique : les prestations de services ou ventes doivent être conservées 3 ans en tant que preuves en cas de litige.

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Les factures dématérialisées sont soumises aux mêmes durées de conservation, à condition de garantir leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité.

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Comment conserver ses factures ?

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Selon le type de facture, les règles de conservation diffèrent :

• Factures de vente : peuvent être conservées en version originale ou en copie fidèle non modifiée.
• Factures d’achat : l’original doit être conservé.

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Les entreprises peuvent choisir un archivage :

• papier, à condition qu’il soit sûr et accessible,
• numérique, via un logiciel de gestion documentaire ou de trésorerie conforme aux normes en vigueur.

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Dans tous les cas, les factures doivent être archivées en France et accessibles à l'administration fiscale en cas de contrôle.

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Pourquoi ces obligations sont-elles importantes ?

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Conserver ses factures est indispensable pour :

• Justifier les déductions de TVA,
• Prouver les transactions en cas de litige,
• Assurer une traçabilité des flux financiers.

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Une bonne gestion documentaire contribue à la fiabilité de votre comptabilité et facilite les vérifications internes et externes.

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Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation ?

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Le non-respect des obligations de conservation peut entraîner de lourdes conséquences :

• Amende fiscale de 50 % des montants facturés si les factures de vente ne sont pas conservées.
• Rejet des déductions de TVA ou de charges si les factures fournisseurs sont absentes ou invalides.

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En cas de litige commercial, l'absence de documents peut également nuire à votre crédibilité et à votre capacité à vous défendre.

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