Calcul des pénalités de retard sur facture impayée
Montant, échéance, date de paiement : vous obtenez les pénalités dues, l'indemnité forfaitaire de 40 € et la lettre de relance à envoyer. Rien n'est transmis — le calcul se fait dans votre navigateur.
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Ce que la loi vous autorise à réclamer
Une facture réglée en retard ouvre droit à deux sommes distinctes, et elles se cumulent : des pénalités de retard, proportionnelles à la durée du retard, et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, due dès le premier jour. Toutes deux sont exigibles de plein droit : vous n'avez ni à les réclamer, ni à envoyer une mise en demeure, ni à prouver un préjudice.
C'est le point que la plupart des dirigeants ignorent, et qui change la conversation avec un client en retard : ces sommes sont dues par l'effet de la loi, pas par une faveur qu'il faudrait négocier.
Le calcul, étape par étape
Le point de départ est le lendemain de l'échéance portée sur la facture. Le jour de l'échéance lui-même ne compte pas : une facture échue le 31 janvier et payée le 1er février accuse un jour de retard, pas zéro ni deux.
Le taux, à défaut de stipulation dans vos conditions générales de vente, est celui de l'opération principale de refinancement de la Banque centrale européenne, majoré de 10 points. Une subtilité coûte souvent une erreur : ce n'est pas le taux du jour, mais celui en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet, figé pour tout le semestre. Une facture échue en mars se calcule donc au taux de janvier, même si la BCE a bougé depuis.
Les intérêts sont ensuite calculés au prorata des jours écoulés sur une base annuelle, appliqués au montant TTC resté impayé. Un exemple : 10 000 € TTC réglés avec 90 jours de retard, au taux de 12,15 %, produisent 10 000 × 12,15 % × 90 / 365, soit 299,59 € de pénalités — auxquels s'ajoutent les 40 € d'indemnité, pour 339,59 € au total.
L'indemnité forfaitaire de 40 €
Elle est due par facture en retard, et une seule fois par facture, quelle que soit la durée du retard ou le nombre de relances envoyées. Dix factures en retard chez le même client, ce sont dix indemnités. Si vos frais de recouvrement réels dépassent 40 € — l'intervention d'une société de recouvrement, par exemple — vous pouvez réclamer un complément, mais sur justificatifs.
Une obligation, pas seulement un droit
Les pénalités de retard et l'indemnité de 40 € doivent figurer sur vos factures et dans vos CGV. Ce n'est pas une formalité : leur absence est passible d'une amende administrative allant jusqu'à 75 000 € pour une personne physique et 2 000 000 € pour une société. La mention est donc à vérifier sur votre modèle de facture avant d'être à réclamer sur une facture précise.
Sur le plan comptable, ces pénalités ne se comptabilisent qu'au moment où elles sont effectivement encaissées, et non dès la facturation — elles restent souvent théoriques, ce qui explique qu'elles soient si rarement réclamées.
Questions fréquentes
À partir de quand les pénalités de retard sont-elles dues ?
Les pénalités courent de plein droit dès le lendemain de la date d'échéance figurant sur la facture. Aucune mise en demeure, aucun rappel préalable n'est nécessaire : l'article L441-10 du code de commerce les rend exigibles automatiquement, sans qu'il soit besoin de les réclamer pour qu'elles soient dues.
Quel taux appliquer si mes CGV ne prévoient rien ?
À défaut de taux prévu dans vos conditions générales de vente, le taux applicable est celui de l'opération de refinancement de la Banque centrale européenne en vigueur au 1er janvier (pour le premier semestre) ou au 1er juillet (pour le second), majoré de 10 points. Ce taux est figé pour tout le semestre. Un taux conventionnel peut lui être substitué s'il figure dans vos CGV, sans pouvoir descendre sous trois fois le taux d'intérêt légal.
L'indemnité de 40 € remplace-t-elle les pénalités ?
Elle s'ajoute aux pénalités, elle ne les remplace pas. Cette indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est de 40 € par facture en retard — pas par relance, ni par client. Si les frais de recouvrement réellement engagés dépassent ce montant, une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs.
Le calcul se fait-il sur le montant HT ou TTC ?
Les pénalités se calculent sur le montant TTC de la facture, celui que le client aurait dû régler. Elles ne sont elles-mêmes pas soumises à la TVA : ce sont des dommages et intérêts, pas la contrepartie d'une prestation.
Dois-je mentionner ces pénalités sur mes factures ?
Oui. Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire doivent figurer sur toutes vos factures ainsi que dans vos conditions générales de vente. Leur absence est sanctionnée par une amende administrative pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 2 000 000 € pour une société.
Ne plus avoir à faire ce calcul
Cet outil règle un cas ponctuel. Si vous relancez plusieurs clients chaque mois, le sujet n'est plus le calcul mais le suivi : savoir quelles factures sont échues, depuis combien de jours, et relancer sans y penser. VYSION suit les échéances et envoie les relances automatiquement, avec les mentions légales déjà en place sur chaque facture.