Note de frais : règles, justificatifs et barème kilométrique
La note de frais est le document le plus banal de la vie d'une entreprise — et l'un des plus contrôlés. Un remboursement mal justifié peut être requalifié en avantage en nature par l'URSSAF, avec cotisations et majorations à la clé, et la TVA déduite à tort est reprise en cas de contrôle fiscal.
Voici les règles à connaître : ce qui est remboursable, avec quels justificatifs, comment fonctionne le barème kilométrique, et ce que vous pouvez — ou non — récupérer en TVA.
Qu'est-ce qu'une note de frais valable ?
Une dépense engagée par un salarié ou un dirigeant pour le compte de l'entreprise peut être remboursée si elle remplit trois conditions :
- Elle est engagée dans l'intérêt de l'entreprise (mission, déplacement professionnel, repas d'affaires…) ;
- Elle est justifiée par une pièce probante ;
- Elle est remboursée au réel ou selon un forfait dans les limites admises par l'URSSAF.
Si ces conditions sont réunies, le remboursement est exonéré de cotisations sociales et non imposable pour le bénéficiaire. Si elles ne le sont pas, le remboursement bascule en rémunération déguisée.
Les justificatifs : ce que l'administration exige
Pas de justificatif, pas de remboursement — la règle est simple, son application l'est moins.
- La pièce doit être probante : facture ou reçu mentionnant la date, le fournisseur, la nature de la dépense et le montant. Un ticket de carte bancaire seul ne suffit pas : il prouve le paiement, pas la nature de la dépense.
- Pour récupérer la TVA, la facture doit mentionner la TVA et, au-delà de 150 € HT, être établie au nom de l'entreprise — pas au nom du salarié.
- Pour les repas d'affaires, notez les noms des invités et l'objet du rendez-vous : c'est ce que le vérificateur demandera.
- Pour les frais kilométriques, le justificatif est déclaratif : date, trajet, motif du déplacement, kilométrage et puissance fiscale du véhicule.
💡 La dématérialisation des justificatifs est admise par l'administration : un justificatif numérisé dans des conditions garantissant son intégrité a la même valeur que l'original papier. Autrement dit, la photo du ticket prise au moment de la dépense — avant qu'il ne passe à la machine à laver — est une pratique parfaitement valable.
Le barème kilométrique
Quand un salarié ou un dirigeant utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, l'entreprise le rembourse via les indemnités kilométriques, calculées avec le barème publié par l'administration fiscale.
Le barème en vigueur reste celui fixé par l'arrêté du 27 mars 2023, reconduit depuis sans revalorisation. Il dépend de trois paramètres :
- la puissance fiscale du véhicule (plafonnée à 7 CV) ;
- le kilométrage professionnel annuel (trois tranches : jusqu'à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, au-delà) ;
- le type de véhicule (voiture, deux-roues, cyclomoteur).
À titre de repère, pour une voiture, le taux de la première tranche va d'environ 0,53 €/km (3 CV et moins) à 0,70 €/km (7 CV et plus).
ℹ️ Les véhicules 100 % électriques bénéficient d'une majoration de 20 % du montant calculé avec le barème.
L'indemnité kilométrique couvre tout : carburant, entretien, assurance, dépréciation du véhicule. On ne peut donc pas cumuler barème kilométrique et remboursement du carburant au réel pour les mêmes trajets.
TVA : ce que l'entreprise peut récupérer
C'est le point le plus mal maîtrisé — et le plus repris en contrôle.
| Dépense | TVA récupérable ? |
|---|---|
| Indemnités kilométriques (barème) | Non — le barème est un forfait, sans TVA |
| Carburant (véhicule de tourisme) | 80 % de la TVA, sur facture au nom de l'entreprise |
| Carburant (véhicule utilitaire) | 100 % de la TVA |
| Péages, parking | Oui, sur facture avec TVA |
| Train, avion, taxi | Non — transport de personnes exclu du droit à déduction |
| Repas d'affaires du salarié en déplacement | Oui, sur facture nominative |
| Hôtel (logement du salarié ou dirigeant) | Non — exclu du droit à déduction |
Remboursement au réel ou au forfait ?
- Au réel : l'entreprise rembourse la dépense exacte, sur justificatif. C'est la voie par défaut, et la seule possible pour les dirigeants assimilés salariés sur la plupart des postes.
- Au forfait : pour certains frais (repas en déplacement, grand déplacement, télétravail), l'URSSAF admet des allocations forfaitaires exonérées dans la limite de plafonds réévalués chaque année. Au-delà des plafonds, l'excédent doit être justifié au réel — sinon il est réintégré dans l'assiette de cotisations.
Les erreurs qui coûtent cher
- Rembourser sur ticket de carte bancaire : pièce non probante, remboursement requalifiable.
- Récupérer la TVA sur une facture au nom du salarié au-delà de 150 € HT.
- Cumuler barème kilométrique et carburant au réel pour les mêmes trajets.
- Oublier la puissance fiscale plafonnée à 7 CV dans le calcul des indemnités.
- Laisser traîner les notes de frais : les dépenses doivent être comptabilisées sur le bon exercice, et un salarié dispose de 3 ans pour réclamer un remboursement — un stock de notes non traitées est un passif invisible.
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Le module notes de frais de VYSION traite la chaîne complète : le salarié photographie son justificatif, l'OCR extrait les montants et la TVA, et la note passe en validation avant remboursement et comptabilisation. Une facture d'achat déposée par erreur en note de frais se convertit en un clic, et la gestion des achats et notes de frais reste rattachée au bon dossier comptable — sans ressaisie pour votre cabinet.
